POCKET WORKFLOW - Cyfrowy obieg dokumentów

Pocket Workflow to zaawansowane narzędzie usprawniające cyfrowy obieg dokumentów projektowych, takich jak karty zatwierdzeń materiałowych, zapytania o informację projektową oraz wiele innych. Aplikacja łączy funkcjonalności wspierające procesy zatwierdzania dokumentów z intuicyjnym interfejsem, co czyni ją niezastąpionym narzędziem dla zespołów projektowych.

Wielu organizacjom nadal towarzyszą problemy związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów, który jest czasochłonny, podatny na błędy i trudny do monitorowania. Dwa najczęściej spotykane podejścia do zatwierdzania dokumentów wiążą się z poważnymi ograniczeniami:

1.    Zatwierdzanie papierowe
○    Wymaga drukowania dokumentów oraz załączników.
○    Jeden dokument jest przekazywany między wieloma osobami, co wydłuża proces.
○    Brak możliwości szybkiego wyszukiwania dokumentacji.
○    Niemożność komentowania kart materiałowych i załączników.
○    Brak automatycznego przypominania o terminach zatwierdzania.

2.    Zatwierdzanie mailowe
○    Trudność w zarządzaniu załącznikami (nie zawsze przechodzą przez pocztę).
○    Brak funkcji śledzenia terminów zatwierdzania.
○    Ograniczone możliwości wyszukiwania dokumentów.

FUNKCJONALNOŚCI POCKET WORKFLOW
●    Elastyczne ścieżki akceptacyjne: definiuj procesy obiegu dokumentów dostosowane do potrzeb Twojego zespołu.
●    Powiadomienia: otrzymuj informacje o nowych dokumentach do akceptacji w czasie rzeczywistym.
●    Automatyczne przypomnienia: system pilnuje terminów i przypomina o zbliżających się deadlinach.
●    Komentarze i adnotacje: możliwość dodawania uwag do dokumentów oraz załączników w jednym miejscu.
●    Automatyczne zatwierdzanie: opcja automatycznego zatwierdzania dokumentów po przekroczeniu terminu.
●    Zaawansowane wyszukiwanie: szybki dostęp do potrzebnych dokumentów dzięki filtrom i tagom.

Korzyści
1.    Oszczędność czasu:
○    Automatyzacja procesów zatwierdzania eliminuje konieczność fizycznego przekazywania dokumentów.
○    Powiadomienia i przypomnienia sprawiają, że zespół nie zapomni o ważnych terminach.

2.    Lepsza organizacja:
○    Wszystkie dokumenty przechowywane w jednym miejscu, z możliwością szybkiego wyszukiwania.
○    Przejrzystość procesu obiegu dokumentów zmniejsza ryzyko zgubienia ważnych informacji.

3.    Zwiększona efektywność zespołu:
○    Możliwość dodawania komentarzy i uwag do dokumentów w czasie rzeczywistym poprawia komunikację między członkami zespołu.
○    Automatyzacja procesów pozwala skoncentrować się na zadaniach merytorycznych.

4.    Minimalizacja błędów:
○    System sam pilnuje terminów i statusów dokumentów, co zmniejsza ryzyko pomyłek ludzkich.
○    Elektroniczny obieg eliminuje problemy związane z nieczytelnymi podpisami lub zagubionymi kopiami.

5.    Bezpieczeństwo:
○    Dokumenty są przechowywane w zabezpieczonej chmurze, z dostępem ograniczonym do uprawnionych użytkowników.
○    Historia zmian pozwala śledzić wszystkie modyfikacje w dokumentach.

6.    Ekologia:
○    Eliminacja potrzeby drukowania dokumentów i załączników to mniejsza konsumpcja papieru i energii.

Pocket Workflow to rozwiązanie stworzone z myślą o współczesnych zespołach projektowych, które cenią sobie efektywność, przejrzystość i niezawodność w zarządzaniu dokumentacją.

 Link do filmu: https://www.youtube.com/watch?v=6Efk6WLtDzM